Vrijwilligersbeleid
Dit vrijwilligersbeleid is het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen de Stichting Sociaal Huis Oisterwijk, hierna verder te noemen: ‘de stichting’, tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de stichting daarmee gediend worden.
Het vrijwilligersbeleid is onder andere bedoeld:
- om duidelijkheid te geven over hoe vrijwilligers tot de stichting worden aangetrokken en hoe met vrijwilligers wordt gewerkt in de stichting;
- ter voorkoming van onduidelijkheid, wrijving, conflicten en ongelijke behandeling tussen vrijwilligers;
- als stimulans voor vrijwilligers en daarmee ter optimalisering van hun inzet voor het doel van de stichting.
Inhoud
- Werven van vrijwilligers;
- Behouden van vrijwilligers;
- Deskundigheid bevorderen;
- Duidelijke afspraken;
- Motivatie van vrijwilligers;
- Waarderen van vrijwilligers;
- Geschillen
1. Werven van vrijwilligers
Voor het vinden en binden van vrijwilligers vindt er door de stichting werving en selectie plaats. Voor het werven en selecteren van de vrijwilligers is er een vrijwilligerscoördinator aangesteld. De vrijwilligerscoördinator constateert zelf of wordt vanuit de stichting geïnformeerd over de openstaande en/of te verwachten ‘vacatures’. Vanuit een bestand van potentiële vrijwilligers worden vrijwilligers benaderd voor bepaalde activiteiten. Als er geen potentiële vrijwilligers zijn, wordt door de vrijwilligerscoördinator gezocht naar vrijwilligers. Daarbij is het hanteren van een taakomschrijving en de tijdsinvestering van belang, zodat de potentiële vrijwilliger weet waar hij of zij zich eventueel aan gaat binden. Deze taakomschrijving wordt door de vrijwilligerscoördinator opgesteld. De vrijwilligerscoördinator voert overleg met de potentiële vrijwilliger die heeft aangegeven voor een bepaalde (of andere dan de huidige) rol in aanmerking te willen komen. De vrijwilligerscoördinator houdt bij een taakinvulling zoveel mogelijk rekening met de wensen en motieven van de vrijwilligers. Het ontstaan van een vacature is veelal als eerste bekend bij het bestuur of de vrijwilligerscoördinator.
De procedure voor het opvullen van een vacature is als volgt: mogelijk heeft de vrijwilligerscoördinator een geschikte kandidaat in beeld voor het opvullen van de vacature. De vrijwilligerscoördinator is vrij om met een kandidaat in gesprek te treden en afspraken te maken met de kandidaat. Het is in ieder geval van belang dat de vrijwilliger de doelstelling van de stichting kent en onderschrijft, enige levens- en/of werkervaring heeft, betrokkenheid toont, leiding kan en wil accepteren en bereid is tot samenwerken. Bij voldoende vertrouwen aan beide zijden, wordt de vacature opgevuld. In dat geval zullen partijen een vrijwilligersovereenkomst met elkaar aangaan. Betreft een vacature een essentiële functie binnen de stichting, dan zal het invullen van de functie worden overgenomen door het bestuur, dan wel door een of meerdere door het bestuur aan te wijzen personen.
Voor de registratie van een vrijwilliger in de administratie moeten de volgende documenten aangeleverd worden bij c.q. informatie worden geregistreerd door de vrijwilligerscoördinator:
- vrijwilligersovereenkomst;
- kopie ID-bewijs;
- VOG (indien nodig). Het proces inzake het aanvragen van een VOG wordt door de vrijwilligerscoördinator met de (potentiële) vrijwilliger besproken.
2. Behouden van vrijwilligers
Belangrijker dan het werven van vrijwilligers is het behouden van vrijwilligers. De aandacht voor de persoon achter de vrijwilliger is heel belangrijk. Daartoe gelden de volgende spelregels binnen de stichting:
- de stichting draagt zorg voor een prettig en open klimaat;
- tonen van belangstelling bij persoonlijke aangelegenheden zoals huwelijk, geboorte, overlijden en belangrijke jubilea mits de stichting van e.e.a. op de hoogte is gebracht;
3. Deskundigheid bevorderen
De vrijwilligerscoördinator stimuleert waar nodig de deskundigheid van de individuele vrijwilliger. Dit kan zowel binnen als buiten de stichting plaatsvinden, e.e.a. voor zover noodzakelijk in het kader van de rol/functie die de vrijwilliger binnen de stichting vervult.
4. Duidelijke afspraken
Er worden duidelijk afspraken met de vrijwilliger gemaakt in lijn met de te verrichten rol/functie. De vrijwilligerscoördinator informeert de vrijwilligers over:
- de verzekeringen en de voorwaarden;
- welke kosten voor vergoeding in aanmerking komen;
- welke faciliteiten er door de stichting worden aangeboden. De vrijwilligerscoördinator geeft inzicht in de mogelijke faciliteiten en houdt toezicht op welke er verstrekt zijn. De vrijwilligers die met het uitvoeren van hun functie willen stoppen dienen dit zo vroeg mogelijk aan te geven aan de vrijwilligerscoördinator. Het is voor de stichting van belang om te weten wat de reden van vertrek is. De vrijwilligerscoördinator voert een ‘exit gesprek’ met vrijwilligers die aangeven te willen stoppen met hun rol/functie, zodat daar, als dat aan de orde is, ook lering uit getrokken kan worden voor de toekomst.
Met de vrijwilliger wordt een vrijwilligersovereenkomst gesloten. De vrijwilliger en de stichting binden zich aan de daarin gemaakte afspraken. Tussen de vrijwilliger en de stichting komt geen arbeidsovereenkomst tot stand. Dit is ook uitdrukkelijk niet de bedoeling van partijen bij de totstandkoming van hun samenwerking. Verder hanteert de stichting ook een gedragscode, welke onderdeel uitmaakt van zowel de vrijwilligersovereenkomst alsook dit vrijwilligersbeleid.
5. Motivatie van vrijwilligers
Vrijwilligers moeten het gevoel hebben dat de stichting er voor en ook van de vrijwilligers is. De vrijwilligers moeten het gevoel hebben dat ze bij de stichting betrokken worden. Dit stelt ook eisen aan het functioneren van het bestuur. Bepaalde (beleids)keuzes dienen helder en rechtlijnig te zijn, maar ook tijdig, open en volledig naar de vrijwilligers gecommuniceerd te worden. Daarbij moet ruimte zijn om te discussiëren, waarbij naar elkaar geluisterd wordt. Het vrijwilligerschap moet in ieder geval voor de vrijwilliger behapbaar zijn. Dit betekent dat de stichting inspeelt op de wensen en behoeften van de vrijwilligers en hen ondersteund om hun persoonlijke doelen te behalen. De rol/functie moet met plezier en op zoveel mogelijke flexibele basis uitgevoerd kunnen worden.
6. Waarderen van vrijwilligers
De stichting heeft als standpunt dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun werkzaamheden, en evenmin het bestuur. Iedere bij de stichting betrokkene dient zich bewust te zijn van het belang van de inzet van vrijwilligers voor de stichting en over en weer dienen alle betrokkenen zich dan ook positief op te stellen naar de vrijwilligers. Eenmaal per jaar organiseert de stichting een vrijwilligers bedankmoment als blijk van waardering voor het werk dat de vrijwilligers hebben verricht.
7. Geschillen
Onenigheid en meningsverschillen komen in elke organisatie voor. Zij zorgen voor levendige discussies en brengen de organisatie verder. Verschillen kunnen echter ook escaleren. Het is daarom belangrijk om afspraken te maken over het behandelen van conflicten. Uiteraard in de hoop dat het nooit zover zal komen. Het is eenieders verantwoordelijkheid om geschillen en conflicten zoveel mogelijk onderling op te lossen. Als de vrijwilliger er zelf niet uitkomt, dan dient de vrijwilliger de hieronder beschreven stappen te ondernemen:
de vrijwilligerscoördinator op de hoogte brengen van het conflict. De vrijwilligerscoördinator zal in dat geval het conflict bemiddelen;
Mocht de vrijwilligerscoördinator zelf betrokken zijn bij het conflict, dan wordt een van de bestuursleden gevraagd deze taak op zich te nemen.
